Hantera katalogen med en fil

Länkarna Import och Export väntar högst upp i listan, i Products › All products.

Uppdelningen mellan de två arbetssätten är ganska tydlig. Filen är gjord för fält som bär ett värde: ett pris, ett lagersaldo, en referens, att koppla en variant till sin produkt. Den klarar samma ändring över tusen rader lika snabbt som över en enda. Produktsidan är gjord för det som övertygar: beskrivningen, ordningen på bilderna, de kompletterande produkterna. Det är ämnet för guiden ”Slipa dina produktsidor”, och det avgörs en produkt i taget.

En enkel regel som avgör saken. Om du står i begrepp att upprepa samma handgrepp mer än ett tiotal gånger är det ett jobb för filen. Om varje produkt kräver ett eget beslut är det ett jobb för skärmen.

Ett ord om rytmen, för den påverkar hur du lägger upp arbetet. Exporten förbereds i bakgrunden: ett mejl talar om när den är klar, och filen väntar på dig i Settings › My files. Importen fungerar likadant, med sin egen bekräftelse per mejl. På en stor katalog ska du starta åtgärden vid en tidpunkt då du kan komma tillbaka till den några minuter senare.

Det här är den enda mekanismen du behöver förstå, och den förklarar de flesta importer som ger något annat än det förväntade.

Varje rad i din fil bär en produktidentifierare, och varje variant bär sin egen. Är identifieraren ifylld känner plattformen igen posten och uppdaterar den. Är den tom skapar den posten. Det är det som gör att samma fil kan rätta till din katalog eller bygga en andra katalog vid sidan av den.

Därav reflexen som gäller vid varje uppdatering: utgå alltid från en export, aldrig från ett tomt blad. Exporten ger dig tillbaka två saker som du omöjligt kan rekonstruera ur minnet. Först identifierarna. Sedan de exakta kolumnnamnen, som importen läser bokstavligt: en felstavad kolumn får hela filen att gå fel.

Två saker hänger ihop med detta, och de avgör hur din fil ska se ut. En variants referens är unik i butiken, och det är den som gör att du hittar rätt i en fil på tusen rader. Och en produkt som finns i tre storlekar tar tre rader, kopplade till varandra av en gemensam kolumn: pris, lager och referens hör hemma på varianten, inte på produkten.

En import tillämpas som den är: den ändrar dina produkter direkt, och det tidigare läget finns bara kvar i din fil. Hela säkerheten i åtgärden vilar alltså på vad du gör innan du klickar, och det handlar om tre steg.

Exportera först hela din katalog. Inte en produkt, inte bara kollektionen du arbetar med: hela katalogen, med samtliga attribut. Den filen är inte till för åtgärden, den är din referenskopia, och det är den som låter dig gå tillbaka.

Arbeta på en dubblett. Referensfilen ligger stängd i ett hörn, du redigerar en kopia. Ett kalkylblad som stått öppet i två timmar råkar alltid ut för ett oavsiktligt tangenttryck, och det vill du ska hamna på kopian.

Börja i liten skala. Exporten kan omfatta en enda kollektion. Första gången du genomför en åtgärd ska du exportera en kollektion, tillämpa din ändring på den, importera, och sedan gå och titta på resultatet i din produktlista och i förhandsvisningen av din app. Det som fungerar på tolv produkter kommer att fungera på tusen.

Det är här filen blir ett handlarverktyg, för den gör på ett svep det som skulle ta en dag för hand.

Rea över hela katalogen, till exempel. Åtgärden ryms i två kolumner: grundpriset flyttas till det överstrukna priset, det nedsatta priset tar dess plats i priset. Du importerar, och hela katalogen växlar över, överstrukna priser inkluderade. När åtgärden är slut sätter den omvända importen tillbaka allt.

Det som är värt att komma ihåg är inte handgreppet, utan vad det låter dig planera för: förbered utgångsfilen samtidigt som ingångsfilen. Att sätta tillbaka allt som det var är det som glöms bort, och det är det som kostar, för du upptäcker det en måndagmorgon med katalogen fortfarande på rea. Din referensexport är redan den utgångsfilen, förutsatt att du behållit den orörd.

En generell åtgärd på priserna är ett verktyg bland andra. När din rabatt riktar sig mot en period, ett ordervärde eller en del av din kundkrets ställs den in i Marketing › Discounts › Discount list, utan att katalogen berörs. Guiden ”Öka din försäljning” går igenom jämförelsen mellan de två.

Lagret läses av produkt för produkt i din lista, det har en egen skärm i Products › Stock, och det redigeras på produktsidan. Den takten passar dig så länge rörelserna är de som kommer från försäljningen online, som butiken räknar ner på egen hand.

Det ändras så snart ditt lager rör sig någon annanstans än i appen: en leverans som kommer in, en dag på marknaden, en inventering vid månadsskiftet. Då har du femtio kvantiteter att rätta på en gång, och det är precis vad filen är bra på. Du exporterar, du fyller i lagerkolumnen för varje variant, du importerar tillbaka.

Ett värde är värt att känna till innan du fyller den kolumnen: obegränsat lager är ett värde som vilket annat, det som tas av produkter du inte räknar, en tjänst eller en produkt som tillverkas på beställning. Du hittar det som det är i exporten, och du kan lägga in det på andra rader.

Importen är också till för inflyttningen, när din katalog redan finns på en annan plattform och du öppnar din app. Det är fallet där tidsvinsten syns tydligast, och där ordningen på stegen betyder mest.

Filen bär skelettet: titlar, referenser, priser, varianter, lagersaldon, koppling till kollektioner. Den ställer en butik på benen med en enda import.

Med skelettet på plats återstår det som får folk att köpa. Planera alltså för en andra omgång med beskrivningarna och bilderna, sida för sida, och håll i minnet att ett foto reser via sin adress: för att det ska följa med din import måste det redan ligga ute någonstans och vara offentligt åtkomligt. Många migreringar sker i två etapper av det skälet, och det är en bra handlingsplan: filen ger dig strukturen på en timme, produktsidorna arbetas sedan igenom i den takt du finslipar dem.

Guiden ”Slipa dina produktsidor” täcker den andra omgången, och guiden ”Organisera din butik” täcker kollektionerna att sortera in alltihop i.